¿Qué hacer si te rechazan una factura electrónica?

Si tienes una pyme en Chile, sabes que pocas cosas duelen tanto como enterarte tarde de que una factura fue rechazada.

No solo significa dinero que no entró cuando lo esperabas, sino que puede afectar tu flujo de caja, complicar pagos a proveedores y, en algunos casos, obligarte a rehacer todo el proceso de facturación.

El problema es que muchas veces los rechazos pasan desapercibidos: nadie te avisa, el cliente se demora en responder y tú sigues esperando un pago que nunca llegará.

Por eso, entender por qué se rechazan las facturas, qué hacer en cada caso y cómo evitar sorpresas es clave para mantener tu negocio en orden y con liquidez.

Lo básico: cómo funciona la aceptación y el rechazo

Cada vez que emites una factura electrónica debes elegir si es de Contado o de Crédito.

Ese plazo de 8 días es crítico. Ahí es donde pueden ocurrir los rechazos.

Los tres casos más comunes de rechazo de facturas

1. Reclamo al contenido del documento

Este es el clásico: la factura tiene información incompleta o incorrecta.

Ejemplo típico: trabajas con una empresa grande, emites la factura, pero olvidas incluir en las referencias el número de la orden de compra (código 801). Resultado: tu cliente no puede cuadrar la factura con su sistema y la rechaza.

En la práctica, cuando emites una factura tu software genera un archivo XML con todos los datos (folio, productos, montos, referencias). Ese archivo se cruza con el sistema de tu cliente. Si falta algo, la validación falla y el documento se rechaza.

Dolor: pierdes tiempo corrigiendo, el pago se retrasa y tu flujo de caja sufre.

2. Reclamo por falta parcial o total de mercaderías o servicios

Aquí el cliente dice que no recibió todo lo que facturaste, o que no quedó conforme con lo entregado.

Esto es delicado porque una factura rechazada no tiene mérito ejecutivo: no la puedes usar para factoring ni para cobrar judicialmente. Solo las facturas aceptadas (explícitamente o por el paso de los 8 días) son cobrables.

Dolor: entregaste un servicio o producto, pero quedas atado a la voluntad del cliente. Si él no reconoce el trabajo, no hay manera rápida de exigir el pago.

3. Ya habías recibido el pago

Pasa cuando emites una factura a crédito, pero el cliente ya te había pagado antes. En este caso lo correcto era emitir una factura al contado.

El problema es que, al emitir mal el documento, tu cliente queda con dos facturas: una de crédito y otra de contado, y se expone a pagar doble. Obviamente la rechazará.

Dolor: error administrativo que rompe la confianza con tu cliente y retrasa el flujo de caja.

El verdadero problema: enterarse tarde

En teoría, todo esto es manejable si lo detectas rápido. Pero el gran dolor para las pymes es que nadie te avisa a tiempo.

El resultado: dineros que nunca llegan, flujo de caja afectado y mucho estrés.

Recomendaciones prácticas para no perder dinero

Cómo Maxxa elimina este dolor

Sabemos que tu tiempo vale más atendiendo clientes que revisando portales. Por eso, en Maxxa desarrollamos un sistema de Alertas Tributarias gratuitas que te avisa cuando:

Así te enteras de inmediato, sin esperar al contador ni revisar manualmente.

Además, con Maxxa puedes:

En simple: Maxxa convierte el dolor del rechazo en una alerta rápida que te permite actuar antes de que sea tarde.

Que te rechacen una factura no es raro. Puede pasar por datos incompletos, por inconformidad del cliente o simplemente por un error administrativo.

Lo importante no es solo saber qué hacer, sino enterarte a tiempo.

Una factura rechazada puede significar dinero que no entra, facturas que no puedes cobrar y flujos de caja que se desordenan. Para una pyme, eso es crítico.

Por eso, la mejor defensa es la prevención: revisar, automatizar alertas y apoyarte en herramientas que hagan el trabajo pesado por ti.

Con Maxxa puedes olvidarte de revisar todos los días el portal del SII y concentrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.