Cuando estás desarrollando un software, contratando una solución tecnológica o participando en una licitación pública o privada, una de las piezas clave para que todo funcione como debe es tener los requerimientos bien definidos. Y dentro de ellos, los requerimientos funcionales ocupan un lugar fundamental.

Pero ¿qué son realmente? ¿Cómo se redactan? En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre los requerimientos funcionales, con ejemplos concretos.

¿Qué son los requerimientos funcionales?

Los requerimientos funcionales son descripciones claras y detalladas de lo que un sistema debe hacer. Definen las funciones específicas que debe cumplir una aplicación, plataforma o herramienta tecnológica para satisfacer las necesidades del usuario o del negocio.

Dicho de otra forma, si estuvieras diseñando una aplicación para emitir boletas electrónicas, un requerimiento funcional podría ser: “El sistema debe permitir generar boletas electrónicas válidas para el SII”.

Es decir, no estás hablando de velocidad, seguridad o usabilidad (eso vendrá después), sino de funciones concretas que el sistema debe ejecutar.

Estos requerimientos suelen levantarse durante las primeras fases de un proyecto, ya sea por parte del equipo técnico, los usuarios finales o, en el caso de licitaciones, los profesionales que redactan las bases técnicas.

Son esenciales para que todos los actores involucrados tengan claridad sobre qué debe entregar el sistema.

Diferencia entre requerimientos funcionales y no funcionales

Es común confundirlos, pero cada tipo de requerimiento cumple un rol distinto en el desarrollo de un sistema.

Los requerimientos funcionales responden a la pregunta: ¿Qué debe hacer el sistema?

Ejemplo: El usuario debe poder iniciar sesión con su RUT y clave.

Los requerimientos no funcionales, en cambio, responden a: ¿Cómo debe comportarse el sistema mientras lo hace?

Ejemplo: El sistema debe procesar el inicio de sesión en menos de 2 segundos.

Ambos tipos son fundamentales y se complementan. Pero cuando estás levantando funciones básicas o definiendo una solución para una licitación, los requerimientos funcionales suelen ser el primer paso lógico.

Ejemplos de requerimientos funcionales

Para que tengas más claro cómo se ven en la práctica, aquí te dejamos algunos ejemplos agrupados por contexto:

Ejemplos generales:

  • El sistema debe permitir registrar un nuevo usuario con nombre, correo y contraseña.
  • El sistema debe enviar un correo de confirmación tras cada registro.
  • El usuario debe poder modificar su información personal desde su perfil.

Ejemplos aplicados a licitaciones o sistemas empresariales:

  • La plataforma debe permitir cargar documentos en formato PDF y XML.
  • El sistema debe validar la firma electrónica avanzada de los archivos subidos.
  • La solución debe integrarse con el portal Mercado Público a través de API REST.
  • El módulo debe generar reportes mensuales de órdenes de compra en formato Excel.

Estos ejemplos muestran claramente la acción que debe realizar el sistema. Son concretos, medibles y no dejan espacio a interpretaciones vagas.

¿Por qué son importantes los requerimientos funcionales?

Estas son algunas de sus principales ventajas de redactar buenos requerimientos funcionales:

  • Alinean expectativas: Todos los involucrados (clientes, desarrolladores, proveedores, evaluadores) saben exactamente qué se espera del sistema.
  • Facilitan la planificación: Ayudan a estimar tiempos, costos y recursos de forma más precisa.
  • Evitan malentendidos: Si un requerimiento es claro, se reduce el riesgo de interpretaciones erróneas o ambigüedades.
  • Son clave en licitaciones: En procesos públicos o privados, los requerimientos funcionales bien definidos permiten evaluar de forma objetiva las propuestas y asegurar que la solución cumpla con las necesidades reales del mandante.

Buenas prácticas para redactar requerimientos funcionales

No basta con saber qué son: redactarlos bien es fundamental. Un requerimiento funcional mal escrito puede generar ambigüedades, malentendidos y, en consecuencia, una solución que no cumple lo esperado.

Aquí te comparto algunas buenas prácticas que puedes aplicar:

Sé claro y específico

Evita frases generales como “el sistema debe ser fácil de usar”. Mejor apunta a lo concreto: “el sistema debe permitir al usuario realizar una búsqueda por RUT en menos de tres pasos”.

Usa lenguaje neutral

No des por sentado conocimientos técnicos o internos. Redáctalos como si cualquier persona involucrada pudiera entenderlos, incluso si no es experta en desarrollo.

Describe una acción medible

Un buen requerimiento funcional siempre puede ser probado o validado. Por ejemplo: “el sistema debe generar automáticamente un número de seguimiento único por solicitud ingresada”.

Prioriza la funcionalidad por sobre el diseño

En esta etapa no necesitas definir colores, tipografías o interfaces. Lo importante es dejar claro qué debe hacer el sistema, no cómo debe verse.

Incluye condiciones o criterios de aceptación

Cuando sea posible, añade qué condiciones deben cumplirse para considerar que el requerimiento está completo. Esto facilita las pruebas y el cierre de tareas.

Cómo validar los requerimientos funcionales

Una vez definidos, es clave que los requerimientos puedan ser validados para confirmar que están bien redactados y que se pueden implementar. Aquí te dejamos algunas formas de hacerlo:

Revisión con el equipo y usuarios

Validar los requerimientos junto al cliente o equipo usuario final es fundamental. Ellos pueden aclarar dudas, identificar lagunas o confirmar que todo esté correctamente interpretado.

Casos de prueba

Cada requerimiento funcional puede (y debe) ser traducido en uno o más casos de prueba, que permitan verificar que efectivamente la función fue implementada como se esperaba.

Por ejemplo, si el requerimiento es: “el sistema debe permitir que un usuario recupere su contraseña vía correo electrónico”, el caso de prueba debe simular exactamente ese proceso, con diferentes tipos de datos de entrada.

Prototipos o MVPs

En algunas situaciones, especialmente si se trabaja con metodologías ágiles o diseño centrado en el usuario, se puede validar mediante prototipos funcionales, versiones beta o MVPs (producto mínimo viable). Esto permite probar directamente las funcionalidades antes de la entrega final.

Relación con el ciclo de vida del proyecto (o licitación)

Los requerimientos funcionales están presentes desde el inicio de un proyecto y acompañan todo su desarrollo, evaluación y validación. 

Aquí te mostramos cómo se relacionan con cada etapa:

  1. Inicio o levantamiento: Se identifican las necesidades del usuario o del negocio. En licitaciones, se redactan las bases técnicas con requerimientos claros.
  2. Diseño y planificación: Los requerimientos funcionales permiten estimar tiempos, costos y definir el alcance del proyecto.
  3. Desarrollo o ejecución: Sirven como guía directa para los equipos técnicos y de desarrollo.
  4. Pruebas y control de calidad: Cada requerimiento funcional es validado con pruebas específicas.
  5. Entrega y postventa: Aseguran que lo entregado cumple con lo solicitado, facilitando el cierre del proyecto y la satisfacción del cliente.

En el caso de una licitación tecnológica, los requerimientos funcionales son aún más importantes: son el insumo que usará la entidad pública o privada para evaluar si una propuesta cumple técnica y funcionalmente con lo solicitado.

En resumen, los requerimientos funcionales son el corazón de cualquier desarrollo o adquisición tecnológica bien hecha.

Cuando estos requerimientos están claros desde el principio, todo el proceso fluye mejor: el equipo técnico sabe qué construir, el cliente sabe qué esperar y los evaluadores saben cómo medirlo.

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