Cuando realizamos la compra de cualquier producto es común que el vendedor expida una factura con la información de la compra-venta. Sin embargo, las notas de venta son también muy comunes hoy en día, y debido a su importancia debes conocer qué son y para qué se usan.

 

Las notas de venta son documentos que, aunque no tienen validez fiscal, funcionan como registro de una transacción.

 

Qué es una nota de venta y para qué se usa

 

Las notas de ventas son documentos comerciales que establecen los acuerdos de una transacción o compraventa hecha por dos personas. 

Estos documentos pueden ser emitidos de forma electrónica o manual y sirven para dar constancia y cumplimiento a los términos de la operación.

A través de una nota de venta, el vendedor se compromete a entregar el producto en la cantidad y bajo el método de pago acordado.

A su vez, el comprador se compromete a recibir dicho producto en los mismos términos.

Las notas de venta son documentos sencillos, fáciles de expedir y que sirven como elemento de control interno del vendedor; aunque también para que el consumidor conozca el gasto que ha hecho.

Las notas de venta se utilizan como un comprobante de la transacción cuando el cliente no solicita la emisión de una factura fiscal. 

Esto, de por sí, hace que ambos documentos, aunque parecidos, no sean iguales.

En primer lugar, las notas de ventas no tienen valor fiscal debido a que no contienen información sobre los impuestos generados de la compra. 

Es decir, no indica el monto por I.V.A o los impuestos a la producción o servicio prestado, por lo tanto, no pueden ser deducidas fiscalmente.

Así que las facturas son documentos fiscales más completos y que sí tienen validez en términos tributarios, siendo las notas de venta más de tipo informativo.

 

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Características de una nota de venta

 

Ahora bien, a pesar de no ser documentos tan completos como las facturas, las notas de venta deben hacerse correctamente para tener validez.

¿Qué debe contener una nota de venta? Al ser parecida a una factura fiscal, llevará gran parte de la información y un formato parecido. 

Repasemos algunas de las características que no deben faltar al emitir una nota de venta:

  • Nombre, denominación o razón social de la empresa que está realizando la venta. Generalmente incluye el logo, teléfono o correo electrónico.
  • Número de folio impreso que corresponda a la nota de venta.
  • Dirección y fecha de la emisión de la nota de venta.
  • Datos del cliente, ya sea persona natural o no, y otros datos como su dirección y número telefónico.
  • Descripción del producto, cantidad e importe total de la operación, ya sea en cifras o en letras.

 

Importancia de las notas de venta

 

Las notas de venta sirven para llevar un registro o control sobre los productos vendidos, indicando su precio y cantidad. 

Además, sirven como un comprobante válido entre las partes, por lo que debe emitirse el original y la copia para que cada parte lo conserve.

Este documento, más adelante, puede servir para posibles reclamos; por lo que tiene peso en la validación de los derechos tanto de quien compra como de quien vende.

Así que como vemos, estos documentos simples y fáciles de expedir tienen muchos usos y reportan beneficios para ambas partes. 

 

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