En este artículo te explicamos qué es una nota de pedido, para qué sirve, en qué se diferencia de una orden de compra o una factura, y cómo puedes hacerla correctamente.

¿Qué es una nota de pedido?

Una nota de pedido es un documento informal pero importante que se usa para registrar la intención de compra de productos o servicios entre dos partes: un comprador y un proveedor. Es como una especie de “preacuerdo” que permite dejar constancia del encargo antes de que se emita una factura.

Por ejemplo, supongamos que tienes una empresa de catering y una oficina te pide 100 almuerzos para el viernes. Tú anotas la solicitud, con el detalle de los platos, el precio por unidad y la hora de entrega. Esa hoja (impresa o digital) es tu nota de pedido.

Aunque no tiene validez tributaria ante el Servicio de Impuestos Internos (SII), la nota de pedido sí puede respaldar acuerdos comerciales, ayudarte a organizar tu flujo de ventas y servir como base para emitir la factura después.

¿Para qué sirve una nota de pedido?

La utilidad de una nota de pedido va mucho más allá de un simple papel con productos anotados. 

Es una herramienta fundamental para:

  • Confirmar un encargo antes de la venta formal.
  • Tener un respaldo interno de lo que se solicitó (cantidad, precios, condiciones).
  • Ordenar la gestión de inventario.
  • Evitar errores o malentendidos en pedidos grandes o recurrentes.
  • Agilizar el proceso de facturación posterior.

Un ejemplo específico es si vendes productos personalizados, como poleras con diseños únicos, no puedes empezar la producción sin un pedido claro. Con una nota de pedido, te aseguras de tener todos los detalles aprobados por el cliente antes de avanzar.

En muchos rubros, desde la alimentación hasta la construcción o el retail, este documento es parte del flujo habitual de trabajo.

Y cuando lo usas junto con una solución como el Software de Finanzas de Maxxa, puedes generar una factura desde la cotización y nota de venta con un clic, sin tener que transcribir datos ni perder tiempo.

¿Qué datos debe contener una nota de pedido?

Aunque no hay un formato oficial obligatorio, una buena nota de pedido debe incluir información suficiente para que no haya confusión. 

Estos son los campos recomendados:

  • Nombre o razón social del comprador y del vendedor.
  • Fecha de emisión.
  • Número correlativo del pedido.
  • Detalle de los productos o servicios: nombre, cantidad, precio unitario.
  • Fecha estimada de entrega.
  • Condiciones de pago (efectivo, transferencia, crédito, etc.).
  • Firma o aceptación de ambas partes (cuando se entrega impresa).

Considera que si estás digitalizando tus procesos de venta, puedes generar Cotizaciones, Órdenes de Compra y Notas de Venta en el sistema Maxxa para ahorrar tiempo y mantener ordenados todos los documentos de tu negocio.

¿Cómo emitir una nota de pedido?

Aunque hacer una nota de pedido no es complicado, hay formas de hacerlo bien… y formas de hacerlo mal. 

Una nota mal redactada, sin datos clave, puede generar confusión, errores de despacho o incluso conflictos con tus clientes. 

Por eso, acá te explicamos cómo hacerlo paso a paso, con claridad y sin tecnicismos.

Paso a paso para emitir una nota de pedido

  1. Recibe la solicitud del cliente. Puede llegar por teléfono, WhatsApp, correo o presencial. Lo importante es confirmar bien qué está pidiendo.
  2. Revisa disponibilidad de stock o capacidad de servicio. Antes de confirmar el pedido, asegúrate de que podrás cumplirlo. Esto evita promesas incumplidas.
  3. Completa la nota de pedido con toda la información relevante. Usa un formato ordenado que incluya productos, precios, condiciones, etc.
  4. Entrega o envía la nota al cliente para su revisión. En papel o digitalmente (PDF o documento compartido).
  5. Guarda una copia en tu sistema. Idealmente, lleva un registro numerado para cada nota emitida. Esto te permitirá hacer seguimiento y facilitar la facturación después.

Imagina que si tienes una tienda de artículos de oficina y un colegio te encarga 30 resmas de papel, 10 bolígrafos y 15 cajas de clips, tu nota de pedido debería incluir:

  • Descripción de cada producto.
  • Precio por unidad y total por ítem.
  • Fecha estimada de entrega.
  • Condición de pago (por ejemplo: 30 días).

¿Usas Excel o Word para hacer tus notas de pedido? Eso funciona al principio, pero a medida que tu negocio crece, también lo hacen los riesgos de error o pérdida de información. Con herramientas como Maxxa, puedes digitalizar el proceso de compraventa y guardar cada cotización, nota de venta y orden de compra en línea, con acceso desde cualquier dispositivo.

¿Cuándo conviene usar una nota de pedido?

No todos los negocios necesitan emitir una nota de pedido para cada venta. Pero hay situaciones específicas donde usarla es más que recomendable:

  • Cuando el pedido aún no se paga o será facturado más adelante.
  • Cuando hay productos personalizados o bajo demanda, y se requiere validación del cliente.
  • Cuando necesitas orden interno para preparar pedidos complejos o voluminosos.
  • En negocios B2B donde se requiere trazabilidad y respaldo, incluso antes de la factura.

Si tienes una empresa de bordado de uniformes y una empresa solicita 50 poleras con su logo, necesitas saber bien la talla, el diseño, los colores y la fecha de entrega. Todo eso debe quedar registrado en la nota de pedido antes de iniciar el trabajo.

En Maxxa, muchos usuarios han mejorado la coordinación entre sus equipos de ventas, bodega y administración gracias a la implementación del Software online de ventas y finanzas, que permiten un seguimiento fluido del proceso completo: del encargo a la factura.

Consejos finales para usar la nota de pedido en tu negocio

  • Usa un formato estandarizado y mantén una numeración secuencial. Esto te permitirá tener control y trazabilidad.
  • Digitaliza tu proceso lo antes posible. No solo ahorras tiempo, sino que proteges la información.
  • Capacita a tu equipo para emitir y revisar las notas de pedido antes de ejecutar un encargo.
  • Asócialas con la factura, para asegurar que lo que se facturó fue efectivamente lo que se pidió.
  • Revisa tus notas al cierre del mes. Te servirán para ver tendencias de consumo, frecuencia de pedidos y estimar flujos futuros.

Preguntas frecuentes

¿La nota de pedido reemplaza a la factura?

No. La nota de pedido es un respaldo previo a la venta, pero no sirve como comprobante tributario ni reemplaza a la factura electrónica.

¿Puedo usar una nota de pedido para servicios, no solo productos?

Sí, totalmente. Puedes detallar horas de trabajo, tipos de servicio, fechas y condiciones de ejecución. Es una práctica común en servicios profesionales y técnicos.

Como has visto, la nota de pedido puede ayudarte a mantener el orden, evitar errores y dar un trato profesional a tus clientes. Ya sea que estés vendiendo productos físicos o servicios personalizados, contar con un respaldo claro antes de facturar hace toda la diferencia.

Si quieres que el proceso de venta y cobranzas sea más fácil, rápido y sin complicaciones, enMaxxa tenemos todo lo que necesitas para digitalizar tu gestión y dedicar más tiempo a hacer crecer tu negocio.